当所有人都将工作内容和课题写在便签上之后,接下来将写有内容的便签全都贴在白板上。如果发现有重复的内容就贴在一起。相互之间有关联和比较相似的内容则贴在相同的区域。
“这些都是与应用程序开发时间有关的问题。”
■ “整理工作”的流程
“这些是关于用户个人信息管理的问题。”
像这样进行分类,整理出多个区域之后,还可以进一步将其整理为鱼骨图(参见上页图)。当然不整理成鱼骨图也可以,关键在于“结构化”。
整理完毕之后,所有人再检查一遍是否有遗漏,同时还可能发现新的工作。比如“为了缩短开发时间,可以将一部分业务外包”,“让合规部门制作个人信息管理手册和顺序书”。
像这样将工作全部整理出来并结构化,可以说项目就已经成功了八成。
使用便签整理工作的理由
为什么不让大家先进行集体讨论,而是直接在便签上写出工作内容呢?因为经过集体讨论之后,大家可能会顾忌他人的意见,导致无法坦率地写出自己的想法。
尤其是启动会议这种有各种职位的人参与的会议,年轻人往往会对管理层察言观色,不敢说出自己的心里话。
但如果让所有人“将想法写在纸上”(一下子看不出来是谁的意见),就可以让所有人都能够大胆地说出自己的想法。